病院向けグループウェア、
インシデント管理システムの販売・開発
病院向けグループウェア、
インシデント管理システムの販売・開発
働き方改革や人手不足の影響で、医療・介護業界の勤怠管理は複雑化しています。特に病院併設型の施設（介護老人保健施設や介護医療院など）では、「法人全体の状況を把握できない」「施設によってシステムがばらばら」といった課題が少なくありません。
こうした課題の解決策として注目されるのが、勤怠管理を軸としたシステム連携です。シフト管理や給与計算などとの連携により、法人全体でシームレスな勤怠管理や情報共有が可能になり、さらには「地域包括ケア」を支える基盤も整えられます。
本記事では、医療・介護の勤怠管理システムはどこまで連携できるのか、複数拠点で起こりやすい課題、システム連携による効果をわかりやすく解説します。
医療・介護業界の勤怠管理システムは、単に「出退勤を記録するだけ」のシステムではありません。近年では、電子カルテや給与システムなどと連携し、法人全体の情報基盤として活用されるケースが増えています。
たとえば、打刻システムや給与システムと連携すると、ICカードで取得した打刻データを職員データと紐づけ、給与を自動計算することが可能です。電子カルテの稼働状況と比較することで、より実態に即した労働時間も把握できます。システムの設計次第では、法人全体での横断的なデータ活用や、人員配置・労務管理の最適化なども実現できるでしょう。
2019年から順次施行された働き方改革により、医療・介護業界でも厳正な勤怠管理が求められるようになりました。近年ではデジタル化も進んでいますが、法人全体でシステム連携が図れていない場合、かえって現場の負担が増えてしまうこともあります。
実際にどのような弊害が起こりやすいのか、代表的な課題を見ていきましょう。働き方改革について知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
病院の勤怠管理はなぜ複雑？就業管理システムで解決できる課題とは【働き方改革で何が変わった？】
施設によって導入しているシステムが変わると、拠点ごとに勤怠データを集計する必要があります。特に紙・Excel・システムでの管理が混在する場合は、転記ミスや入力漏れも発生しがちです。
また、打刻方法などの運用ルールが統一されていないと、勤怠データの形式や集計基準に差が生じることもあります。管理部門の負担やミスを減らすためにも、勤怠管理システムや運用ルールを統一し、法人全体で情報共有しやすい環境を整えることが重要です。
医療・介護業界では、夜勤・宿直・オンコールなどの勤務形態が発生します。また、職種によって勤務時間やシフトのルールが異なるケースも多いため、一般的な勤怠管理では対応しきれない場合があります。
特に、複数の施設をまたぐ兼務が発生する場合は、労働時間の集計が複雑になりがちです。法人全体で一元管理できるシステムがないと、実態に即した労働時間の把握や、時間外労働（残業や自己研鑽時間など）の適正な管理が難しくなるでしょう。
スタッフ間にITリテラシーの差があると、デジタル化が一部の施設や業務に留まり、法人全体として業務効率化が進まないこともあります。特にシステムの操作に不慣れな現場では、従来の管理方法（紙やExcelなど）から完全に脱却できないケースもあるでしょう。
また、入力方法などの運用ルールが定着していない場合は、システムを導入しても転記などの手作業が残り、二重管理の状態になることもあります。デジタル化のメリットを最大化するには、現場のレベルに合った使いやすいシステムを選ぶことが重要です。
勤怠管理システムの選び方については、以下の記事も参考にしてください。
病院向け勤怠管理システムのメリットと導入効果｜選び方のポイントも解説
電子カルテや給与システムをはじめ、勤怠管理システムはさまざまな周辺システムとの連携が可能です。ただし、現場に定着させて業務効率化を図るためには、経営層や担当者が連携のメリットを理解し、運用ルールを整備することが必要です。
ここでは、複数拠点で勤怠管理システムを連携するメリットを解説します。システム設計の考え方については、以下の記事を参考にしてください。
病院情報システム部門が知っておきたい「勤怠管理システムの連携設計」
法人内の勤怠管理システムを統一し、診療記録などの業務データと連携すると、各施設の状況（稼働人数や負荷の偏りなど）が同じ基準で可視化されます。取得したデータはリアルタイムに共有できるため、実態に即した人員配置や経営判断が可能になるでしょう。
たとえば、勤怠管理システムと電子カルテを連携すると、「打刻データと実際の診療時間がどれくらい乖離しているか」や「十分な休憩を取れているか」などを把握できます。このようなデータの可視化は、労働時間管理の適正化や法令順守の観点からも重要です。
勤怠管理システムのデータを活用すると、給与計算を自動化することも可能です。たとえば、給与システムに職員データや労働時間を自動取得すれば、拠点ごとに手作業で転記・集計をする必要がありません。
また、勤怠管理の周辺システムを連携することで、給与計算や締め処理のルールを法人全体で統一しやすくなります。オンコールなどの複雑な勤務形態や多様な職種、自己研鑽時間の管理に対応したシステムもあるので、集計基準のばらつきや計算ミスを防ぐ効果も期待できます。
複数拠点の稼働状況をデータ化すると、現場のインシデントや労務リスクの早期発見につながります。どのような事態を察知できるのか、例を見てみましょう。
・電子カルテとの連携で、夜勤やオンコールが続いているスタッフを特定する
・健康診断データと勤怠データを組み合わせて、健康状態と勤務実態の関連性を分析する
・転倒や誤薬などのインシデント発生状況を、時間帯や稼働人数別に分析する
このように勤怠データや業務記録、職員データなどを組み合わせると、通常では見えにくいリスクの兆候を可視化できます。
医療安全を目指している場合は、弊社のインシデント管理システム「ファントルくん」の活用もおすすめです。ファントルくんは、電子メールのような感覚で報告書を作成できるツールで、わずか数秒でのデータ集計やクロス集計（統計分析）に対応しています。
さまざまな医療機関での導入実績がありますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
職員情報とeラーニングシステムを連携すると、「どの職員がどの研修を受講しているか」や「予定通りに進んでいるか」などを拠点ごとに可視化できます。そのデータを活用すれば、研修内容や教育体制を調整しやすくなるため、法人全体で人材育成の最適化を目指せます。
たとえば、弊社が提供する「Baritess（バリテス）」は、全体・部署単位の受講率を把握できるeラーニングシステムです。職員マスタとの連携により、集合研修の管理から未受講者のフォローまでを一元管理できます。
お使いの電子カルテネットワーク上で利用できるため、職員の自己研鑽を促すことにもつながります。デモサイトをご用意しておりますので、興味のある方はお気軽にお問い合わせください。
病院のためのeラーニングシステム「Baritess」 製品概要
地域包括ケアとは、医療や介護を必要とする人々の生活圏内でサービスを提供することです。高齢化が進む日本では重要性が高い仕組みであることから、厚生労働省や各自治体は関係機関への支援を行っています。
引用：厚生労働省「介護保険における在宅医療・介護連携の推進について」
地域包括ケアを実現するためには、地域全体でのデータ連携が欠かせません。たとえば、それぞれの病院や介護施設が電子カルテを導入し、患者の情報をスムーズに共有するといった仕組みが必要です。
また、現場を支える人員配置や労務管理の最適化も必要になるでしょう。このような意味で、勤怠管理システムと周辺システムの連携は、地域包括ケアを実現するための土台になります。
医療・介護業界でシステムを連携すると、どのような経営体制を築けるでしょうか。ここでは、複数拠点でのシステム連携に取り組んだ事例を紹介します。
隣接する大学で運用していた勤怠管理システムを、大学病院にも導入した事例です。介護施設は含まれませんが、全職員を対象に「ICカードによる打刻」と「システム上での休暇申請」を実現しました。
健康施策にもシステムを活用しており、各職員の打刻データからは勤務間インターバル時間を把握。時間外労働が一定を超える医師には、産業医面談を実施するなどの取り組みも進めています。
参考：厚生労働省 「令和2年度 医師等医療従事者の勤務環境改善の推進にかかるICT機器等の有効活用に関する調査・研究」
シームレスな地域包括ケアを提供するために、情報共有システムを導入した事例です。タブレット端末やパソコンから操作できる仕様とすることで、関係職種同士のリアルタイムな情報共有を実現しました。
本格稼働の前には、約2年間の検証で得たデータを活用し、確認事項などの「多職種連携ルール」を作成。結果としてチーム全体の一体感が強まり、サービスの質を向上させています。
電子カルテを活用すれば、同一法人内の複数拠点でも同様の仕組みを構築できます。勤怠管理システムとの連携により、各職員の労働時間や人員配置まで一元管理するようなシステムも考えられるでしょう。
参考：厚生労働省「平成27年度厚生労働省委託事業 地域における医療・介護の連携強化に関する調査研究」
複数の医療拠点で勤怠管理システムを連携したい場合は、弊社の「みんなの就業ⅱ」がおすすめです。みんなの就業ⅱは、病院に特化した就業管理システムで、看護師や薬剤師などの多種多様な勤務形態に対応しています。
給与システムや看護勤務管理システム、主要メーカーの電子カルテとも連携でき、既存のサーバーを活用できるオンプレミス型なので、複数拠点のDXを効率的に進められます。運用体制が整うまで責任をもってサポートいたしますので、お気軽にご相談ください。
病院就業管理システム「みんなの就業ⅱ」 製品概要 | メディシステムソリューション
勤怠管理システムと周辺システムを連携すると、データのリアルタイム共有や自動取得により、さまざまな業務を効率化できます。紙ベースやExcelでの管理から脱却できるため、ミスやトラブルを防ぐことにもつながります。
安定した経営基盤を築き、地域包括ケアの一翼を目指すうえで、複数拠点でのシステム連携は欠かせません。システムの設計で悩んでいる場合は、運用面までサポートしているメディシステムソリューションにぜひご相談ください。
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